Une ou plusieurs instances HubSpot pour un groupe

Notre groupe compte plusieurs entités. Faut-il un seul portail HubSpot pour tout le monde, ou un portail par entité ?

Notre position est nette. Commencez par une seule instance, et n'en sortez que sur une contrainte que vous ne pouvez pas contourner.

La raison tient en une phrase, et c'est la plus importante de cet article. Deux portails HubSpot ne fusionnent pas. La documentation est explicite, il n'existe aucun moyen de fusionner les données entre deux comptes. Séparer est donc une décision à sens unique, alors que cloisonner dans une instance unique reste réversible.

Trois contraintes justifient réellement plusieurs instances. Une obligation légale de séparation des données. Des processus commerciaux sans aucun recouvrement, jusqu'aux objets manipulés. Ou une cession d'entité prévue, puisqu'il faudra bien remettre un périmètre à quelqu'un.

Le piège à connaître. Il n'existe aucun moyen de fusionner les données entre deux comptes HubSpot. Séparer est donc une décision à sens unique, alors que cloisonner dans une instance unique reste réversible.

Pourquoi deux portails HubSpot ne fusionnent jamais

La gestion multi-comptes existe, mais elle partage beaucoup moins que ce qu'on imagine. Elle demande qu'au moins un compte du groupe soit en Entreprise et que tous les autres soient au minimum en Professionnel. Le compte Entreprise peut relier jusqu'à vingt-neuf comptes supplémentaires.

Quatre briques seulement sont partagées. La mise en miroir de données, la copie d'actifs limitée aux emails marketing automatisés, aux listes et aux formulaires, les workflows multi-comptes, et le reporting agrégé.

Et voici ce qui n'est pas partagé, ce qui décide de tout. Aucun partage de propriétés, d'objets personnalisés, de pipelines ni de workflows ordinaires n'est documenté. Autrement dit, chaque instance porte son propre modèle de données, à créer et à maintenir séparément. Choisir plusieurs instances, c'est accepter de payer le paramétrage autant de fois qu'il y a d'instances, définitivement.

Trois conditions bloquantes à vérifier avant même d'y penser. Tous les comptes doivent héberger leurs données au même endroit. La gestion multi-comptes ne fonctionne pas dans un bac à sable. Et un compte qui stocke des données sensibles ne peut pas être source d'une mise en miroir.

Deux effets de bord à connaître. Si plus aucun compte du groupe n'est en Entreprise, l'organisation est supprimée. Et un compte rétrogradé depuis Professionnel en sort automatiquement.

Un point de conformité, enfin. La documentation avertit explicitement que connecter des comptes peut conduire à partager des informations personnelles entre eux. Ce n'est pas un détail technique, c'est une question à porter au registre des traitements.

En pratique, trancher entre une instance unique et plusieurs

Le test de décision en quatre questions

Une obligation légale impose-t-elle la séparation ? Si oui, la question est tranchée, ce sont plusieurs instances.
Les entités partagent-elles au moins un client ou un prospect ? Si oui, une instance unique évite de gérer le même compte deux fois sans le savoir.
Les processus manipulent-ils les mêmes objets ? Si oui, vous dupliqueriez le même paramétrage.
Une cession est-elle envisagée ? Si oui, anticipez, parce qu'on ne découpe pas un portail.

Ce qu'il faut essayer avant de séparer

Une instance unique sait déjà cloisonner. Les équipes portent la visibilité, les pipelines séparent les processus de vente, les autorisations d'objet limitent ce que chacun voit, et les ensembles d'autorisations industrialisent le tout. Ces quatre leviers se défont, contrairement à une séparation de portails.

Si vous partez malgré tout sur plusieurs instances

Décidez d'emblée trois choses. Quelle instance porte la référence du modèle de données. Comment vous synchronisez la nomenclature entre instances, à la main. Et qui est super administrateur, sachant qu'il faut l'être dans chaque compte du groupe pour administrer l'organisation.

À surveiller sur le choix entre une et plusieurs instances HubSpot

Deux portails ne fusionnent pas. Cette phrase suffit à faire de la séparation une décision à sens unique.
Le multi-comptes ne partage jamais le modèle de données. Ni propriétés, ni objets personnalisés, ni pipelines.
Au moins un compte en Entreprise, tous les autres en Professionnel au minimum, et jusqu'à vingt-neuf comptes reliés.
Tous les comptes doivent héberger leurs données au même endroit.
Un compte rétrogradé sort de l'organisation automatiquement.
Les connexions sont bidirectionnelles par défaut, avec un avertissement explicite sur le partage de données personnelles.
Il faut être super administrateur dans chaque compte pour administrer l'organisation.

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Quand nous contacter sur le choix entre une et plusieurs instances HubSpot

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Auteur, sources et date de vérification

Rédigé par Marin Desgrées du Loû Atias
Sales Ops chez Yuzu Corp · 3 ans sur HubSpot · Nantes & Paris
Yuzu Corp est partenaire HubSpot Diamond et membre du Claude Partner Network
Publié le 31 août 2026 · Vérifié sur HubSpot le 31 août 2026