Mettre en place une gouvernance HubSpot

Notre portail se dégrade au fil des mois et personne n'en est vraiment responsable. À quoi ressemble une gouvernance qui tient ?

Une gouvernance qui tient repose sur trois choses, et aucune des trois n'est un document.

Une personne nommée, qui décide seule de créer une propriété, un pipeline ou un objet. Pas un comité.
Un rendez-vous récurrent avec des compteurs, et HubSpot les fournit déjà, l'onglet des limites du modèle de données, les propriétés inutilisées et les workflows inutilisés.
Une règle écrite sur ce qui se supprime, parce que ce qui ne se supprime jamais finit par saturer un plafond.

Notre position sur le point qui fait débat. Restreignez la création de propriétés à une ou deux personnes. La raison est technique et non politique, l'autorisation qui permet de créer une propriété permet aussi de créer et modifier les pipelines.

Le piège à connaître. Masquer une propriété la retire des compteurs de doublons, de propriétés sans données et de propriétés inutilisées. On peut donc faire baisser les indicateurs de qualité sans rien assainir.

Pourquoi HubSpot fournit déjà les compteurs que personne ne regarde

HubSpot vous donne déjà les indicateurs, ils sont juste peu connus. L'onglet des limites du constructeur de modèle de données expose votre consommation réelle de fiches, d'associations, de propriétés personnalisées et calculées, de pipelines, de libellés d'association et d'objets personnalisés.

Un de ces indicateurs est prêt à l'emploi et personne ne le regarde. La vue des associations n'affiche que les fiches ayant atteint quatre-vingts pour cent ou plus de leur plafond, avec un rapport téléchargeable. C'est votre alerte précoce.

Côté propriétés, le centre de qualité des données compte pour vous les doublons, les propriétés sans données et les propriétés inutilisées, avec une mise à jour quotidienne.

Attention à un biais de gouvernance dans cet outil. Masquer une propriété la retire des compteurs. Vous pouvez donc faire baisser vos indicateurs sans rien assainir, et il faut le savoir si quelqu'un vous présente une courbe qui s'améliore.

Côté workflows, le critère est officiel et mesurable. Un workflow est considéré comme inutilisé s'il est désactivé, ou s'il n'a exécuté aucune action depuis quatre-vingt-dix jours. Une exception utile, un workflow référencé par une liste ou par un autre workflow ne compte pas comme inutilisé.

Sur la traçabilité, il faut connaître deux angles morts du journal d'audit, sinon vous croirez voir ce que vous ne voyez pas. Le journal n'enregistre que les actions d'utilisateurs HubSpot, donc ni les workflows, ni les formulaires, ni les intégrations. Et sa fenêtre est de trente jours dans l'interface. Mesurer quoi que ce soit sur un trimestre exige donc de construire votre propre historique par export récurrent.

Enfin, il existe un outil de nettoyage automatique, et il est dangereux. Réservé à Entreprise, il s'exécute le premier de chaque mois et supprime les fiches, segments, workflows et rapports concernés au lieu de les archiver. La réversibilité est de quatre-vingt-dix jours pour la plupart, mais de quatorze jours seulement pour les rapports, et seul le dernier passage est annulable.

En pratique, installer un rituel de gouvernance trimestriel

Le rituel trimestriel que nous recommandons, une heure

Ouvrez le constructeur de modèle de données, onglet des limites. Notez les postes au-delà de soixante-dix pour cent.
Regardez la vue des associations. Toute fiche affichée y est déjà à quatre-vingts pour cent de son plafond.
Ouvrez le centre de qualité des données, onglet des informations sur les propriétés. Traitez les propriétés sans données créées il y a plus de six mois.
Ouvrez l'onglet des workflows inutilisés. Le critère de quatre-vingt-dix jours sans action fait le tri à votre place.
Exportez le journal d'audit, parce que sa fenêtre n'est que de trente jours.

La règle de création que nous proposons

Une propriété se crée si trois conditions sont réunies. Quelqu'un la remplira, quelqu'un la lira dans un rapport, et aucune propriété existante ne fait déjà le travail. Si l'une des trois manque, on ne crée pas.

La règle de suppression

Une propriété sans données créée depuis plus de six mois s'archive. Un workflow sans action depuis quatre-vingt-dix jours se supprime ou se documente. Il n'y a pas de troisième option.

Ce qu'il ne faut pas faire

Activer le nettoyage automatique de compte sans avoir lu ses critères. Il supprime, il n'archive pas, et les rapports ne sont récupérables que quatorze jours.

À surveiller sur la gouvernance d'un portail HubSpot

Une personne décide, pas un comité. L'autorisation de créer une propriété emporte celle de modifier les pipelines.
La vue des associations n'affiche que les fiches à quatre-vingts pour cent de leur plafond. C'est une alerte, pas un inventaire.
Masquer une propriété la retire des compteurs de qualité sans rien assainir.
Le journal d'audit ne voit que les actions d'utilisateurs, ni workflows ni formulaires ni intégrations.
Sa fenêtre est de trente jours. Exportez si vous voulez un historique.
Le nettoyage automatique supprime au lieu d'archiver, et les rapports ne sont récupérables que quatorze jours.
Un workflow référencé par une liste ne compte pas comme inutilisé, même sans action.

Quand nous contacter sur la gouvernance d'un portail HubSpot

Contactez Yuzu Corp pour installer votre rituel de gouvernance. Les compteurs existent déjà dans votre portail, l'enjeu est de décider qui les regarde et à quelle fréquence, et cela se cadre en une séance.

Pour aller plus loin, découvrez le cas Thiga, audit, refonte et gouvernance HubSpot.

Auteur, sources et date de vérification

Rédigé par Jos le Tirant
Sales Ops chez Yuzu Corp · 1 an sur HubSpot · Nantes & Paris
Yuzu Corp est partenaire HubSpot Diamond et membre du Claude Partner Network
Publié le 31 août 2026 · Vérifié sur HubSpot le 31 août 2026