Empêcher la consignation de mes échanges internes

Mes échanges avec mes collègues se retrouvent dans le CRM, et mes collègues apparaissent comme des contacts. Comment je fais pour que HubSpot ne consigne jamais les emails internes ?

Ajoutez votre domaine d'entreprise à la liste « Ne jamais consigner », au format *@votredomaine.com. Deux niveaux existent. Votre liste personnelle, qui ne vaut que pour votre boîte, et la liste du portail, qui s'applique à tous les utilisateurs et aux boîtes d'équipe et demande des droits de super administrateur. Pour un domaine interne, c'est la liste du portail qu'il faut utiliser.

Le piège à connaître. Par défaut, HubSpot consigne aussi vos échanges internes. Sans liste d'exclusion, vos collègues deviennent des contacts et vos conversations d'équipe atterrissent sur leurs fiches.

Pourquoi HubSpot consigne tout ce qui passe par la boîte connectée

La liste « Ne jamais consigner » est un filtre d'exclusion. Une adresse ou un domaine qui y figure est écarté de la consignation et de la création de contacts. C'est ce second point qui en fait le bon outil. Il ne se contente pas de masquer les échanges internes, il empêche vos collègues de devenir des fiches contact dans votre propre CRM.

Exclure son propre domaine d'entreprise est un usage explicitement recommandé par HubSpot. C'est un réglage à faire au démarrage du projet, pas quand le problème est visible.

Deux listes existent, et la différence compte :

La liste personnelle ne s'applique qu'à votre compte et à votre boîte connectée. Utile pour un cas qui ne concerne que vous, par exemple un prestataire avec qui vous échangez beaucoup sans que ce soit un sujet commercial. Les entrées portent la mention « Seulement vous ».
La liste du portail s'applique à tous les utilisateurs et aux comptes de messagerie d'équipe. C'est la bonne réponse pour un domaine interne, parce qu'elle évite d'avoir à répéter l'opération sur chaque poste. Elle exige des droits de super administrateur. Les entrées portent la mention « Tous les utilisateurs ».

En pratique, exclure ses échanges internes de la consignation

Pour votre liste personnelle

Cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation.
Dans le menu de gauche, allez dans Général.
Ouvrez l'onglet E-mail.
Descendez jusqu'à la section Ne jamais consigner.
Cliquez sur Ajouter des e-mails ou des domaines.
Saisissez soit une adresse complète (prenom.nom@domaine.com), soit un domaine entier au format *@domaine.com.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour la liste du portail (super administrateur requis)

Cliquez sur l'icône Paramètres.
Dans le menu de gauche, sous Gestion des données, allez dans Objets.
Ouvrez le menu déroulant de sélection d'objet et choisissez Activités.
Ouvrez l'onglet de suivi des journaux et d'e-mails.
Descendez jusqu'à la section Ne jamais consigner.
Cliquez sur Ajouter des e-mails ou des domaines et saisissez *@votredomaine.com.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour vérifier que ça fonctionne. Envoyez un email à un collègue, attendez quelques minutes, et vérifiez qu'aucune activité n'apparaît sur sa fiche et qu'aucune fiche n'a été créée s'il n'en avait pas.

À surveiller sur la consignation des échanges internes

Le réglage n'est pas rétroactif. Il n'efface pas les activités déjà consignées ni les contacts déjà créés. Le nettoyage de l'existant est une opération distincte, à cadrer séparément.
Limite de 500 entrées par liste. Largement suffisant pour des domaines, mais c'est une raison de plus de préférer *@domaine.com à des adresses une par une.
Un email adressé à plusieurs personnes reste consigné sur les autres. Si vous écrivez à un collègue et à un client dans le même message, l'activité apparaîtra sur la fiche du client. C'est le comportement voulu, mais il surprend.
L'email part quand même. La liste empêche la consignation, pas l'envoi.
Votre flux d'activité personnel continue d'afficher le suivi. Seule la chronologie du contact est épargnée.
La liste ne s'applique pas aux emails passant par une intégration tierce. Si vos échanges internes remontent via un outil connecté, c'est dans cet outil qu'il faut agir.
Pour les réunions, la portée est plus étroite. La liste ne s'applique qu'aux rendez-vous issus de la synchronisation de votre agenda. Une réunion créée dans HubSpot, depuis une fiche ou une page de planification, continue d'être consignée même si le participant est sur la liste.
Les autres domaines à envisager. Votre domaine interne d'abord, puis les domaines de vos prestataires récurrents, ceux de vos outils qui envoient des notifications par email, et les adresses techniques du type noreply@.

Quand nous contacter sur la consignation des échanges internes

Contactez votre administrateur CRM ou Yuzu Corp si vous n'avez pas les droits de super administrateur pour la liste du portail, ou si des contacts internes ont déjà été créés en nombre. Le nettoyage de l'existant se traite en masse et non fiche par fiche.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.