Ce que change le choix de l'email comme clé d'import

Quand j'importe un fichier, comment HubSpot sait s'il doit mettre à jour une fiche existante ou en créer une nouvelle ? Et qu'est-ce qui se passe si l'adresse email de mon contact a changé entre deux imports ?

HubSpot compare la clé de correspondance de votre fichier avec l'existant. L'adresse email pour les contacts, le nom de domaine pour les entreprises, l'ID de fiche d'informations pour tout le reste. Si l'email a changé, HubSpot ne retrouve rien et crée un doublon. La seule clé qui ne bouge jamais est l'ID de fiche d'informations, et si vous le mappez, il l'emporte sur tout le reste.

Le piège à connaître. La clé de rapprochement décide de ce qui est créé et de ce qui est écrasé. Se tromper de clé sur un import de plusieurs milliers de lignes produit soit des doublons massifs, soit des écrasements en masse.

Pourquoi la clé d'import décide des créations et mises à jour

Un import n'est pas une opération d'écriture, c'est une opération de rapprochement puis d'écriture. Tout dépend donc de la colonne que HubSpot utilise pour reconnaître une fiche.

Les clés par défaut, objet par objet :

Contact. L'adresse email, ou à défaut l'ID de fiche d'informations.
Entreprise. Le nom de domaine, ou à défaut l'ID de fiche d'informations.
Transaction, ticket, activités, objets personnalisés. L'ID de fiche d'informations est la seule clé par défaut. Il n'existe aucune clé métier native.
Produit. L'ID de fiche d'informations ou le SKU.

Trois règles à connaître, qui expliquent la plupart des accidents d'import.

Sans clé unique mappée, chaque ligne crée une nouvelle fiche. Et pour un import multi-objets, l'import crée des doublons au lieu d'associer. C'est le scénario le plus destructeur, et il ne produit aucun message d'erreur.

L'ID de fiche d'informations l'emporte sur toute autre clé mappée. La documentation est explicite. C'est aussi ce qui en fait l'outil de correction. C'est par lui qu'on met à jour une adresse email sans créer de doublon.

Les cellules vides n'effacent jamais une valeur. Un import ne peut donc pas servir à vider un champ.

Un cas particulier mérite l'attention. Si vous définissez une clé unique personnalisée sur les contacts, l'adresse email continue d'exiger l'unicité. Sur les entreprises, en revanche, le nom de domaine n'exige plus l'unicité. Vous pouvez alors importer des domaines en double. Ce n'est pas symétrique, et cela surprend.

En pratique, choisir sa clé de rapprochement à l'import

La règle de préparation d'un fichier de mise à jour

Exportez d'abord les fiches concernées depuis HubSpot, en incluant la colonne ID de fiche d'informations.
Travaillez dans ce fichier exporté plutôt que dans le fichier du client. Vous partez ainsi d'une clé fiable.
Ne supprimez jamais la colonne d'ID.
Au mapping, importez cette colonne comme ID de fiche d'informations.

Mettre à jour une adresse email sans créer de doublon

Constituez un fichier avec deux colonnes. L'ID de fiche d'informations et la nouvelle adresse email.
Mappez les deux. L'ID identifie la fiche, l'email est écrit dessus.
Sans la colonne d'ID, HubSpot ne reconnaîtrait pas la fiche et créerait un contact de plus.

Avant tout import de volume. Faites un import blanc

Extrayez une trentaine de lignes représentatives, en incluant volontairement les cas tordus.
Importez-les.
Vérifiez sur les fiches ce qui a été créé et ce qui a été mis à jour.
Corrigez le fichier complet, puis lancez l'import réel.

C'est la seule étape qui distingue un import maîtrisé d'un import qu'on découvre après.

À surveiller sur l'email comme clé d'import

Un fichier client sans ID de fiche et avec des emails modifiés est une fabrique à doublons. C'est le cas le plus fréquent. Reconstituez la correspondance avant d'importer, ne comptez pas sur l'email.
Une adresse email supplémentaire peut servir de clé. Sans colonne d'ID de fiche, elle ne remplace pas l'adresse principale. Avec une colonne d'ID de fiche, elle la remplace. C'est le mécanisme documenté pour basculer une adresse principale par import, et c'est aussi un excellent moyen d'écraser une adresse sans le vouloir.
Pour créer une association entre deux fiches à l'import, seuls l'email principal et le domaine principal sont acceptés comme clé. Une adresse supplémentaire ne fonctionnera pas.
Vous ne pouvez pas créer un contact avec une adresse déjà présente comme adresse supplémentaire d'une autre fiche. Idem pour un domaine d'entreprise.
Des doublons préexistants provoquent une erreur sur la ligne concernée, qui n'est pas importée. Nettoyez avant, pas pendant.
Attention à Excel sur les identifiants numériques. Un SIRET ou un code postal perd ses zéros de préfixe si la colonne est au format nombre. Passez ces colonnes en texte avant d'enregistrer, sinon votre clé est détruite avant même l'import.
Gardez toujours une copie intacte du fichier source. Travaillez sur une copie.

Quand nous contacter sur l'email comme clé d'import

Contactez Yuzu Corp avant tout import de mise à jour portant sur plus de quelques dizaines de fiches, en particulier si le fichier vient du client et ne comporte pas d'ID de fiche d'informations. Un import mal cadré ne s'annule pas. Il se répare, et la réparation coûte toujours plus cher que le cadrage. Ouvrez un ticket si un import a déjà créé des doublons, avant de tenter une fusion.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.