Empêcher le spam d'entrer dans le CRM

Des contacts que je n'ai jamais créés apparaissent dans le CRM. De la prospection non sollicitée, des newsletters, des adresses noreply@. Est-ce que HubSpot aspire mes spams, et comment j'arrête ça ?

Non, HubSpot n'aspire pas votre boîte. Avec le réglage par défaut, un email venant d'une adresse inconnue ne crée aucune fiche. Si des contacts indésirables apparaissent quand même, c'est qu'un de vos usages les crée. L'adresse en copie cachée, l'adresse de transfert, la case « Créer de nouveaux contacts » de l'extension, ou une option de création automatique activée sur le portail. Le diagnostic ci-dessous les identifie.

Le piège à connaître. Chaque canal que vous connectez crée des contacts sans filtre. Une adresse générique reliée à HubSpot suffit à faire entrer tout le spam qu'elle reçoit dans votre base facturée.

Pourquoi chaque canal ouvert crée des contacts sans filtre

C'est le sujet sur lequel l'intuition trompe le plus. La crainte est légitime, mais le mécanisme n'est pas celui qu'on imagine.

HubSpot fonctionne avec un réglage global appelé règles d'enregistrement des e-mails de contact, qui offre trois options. L'option par défaut sur tous les comptes consigne les emails échangés avec les contacts déjà existants. Conséquence directe. Un message venant d'une adresse inconnue, hors d'un fil déjà consigné, ne remonte pas et ne crée aucune fiche. Le spam entrant classique est donc déjà bloqué, sans rien faire.

Si des contacts indésirables apparaissent quand même, la création vient nécessairement d'ailleurs. Quatre voies existent, et trois sur quatre sont déclenchées par un utilisateur :

L'adresse en copie cachée (CCI). Quand vous mettez l'adresse CCI de HubSpot en copie d'un email, HubSpot crée une fiche pour le destinataire s'il n'existe pas, et pour toute personne en copie visible. C'est la source de surprise la plus fréquente. Vous voulez consigner un échange, vous créez cinq contacts.
L'adresse de transfert. Transférer un email à votre adresse de transfert HubSpot crée une fiche pour l'expéditeur d'origine s'il n'est pas dans le CRM, sauf si son adresse ou son domaine figure sur la liste « Ne jamais consigner ». C'est exactement le mécanisme qui transforme un spam transféré en contact.
La case « Créer de nouveaux contacts » de l'extension, cochée au moment de l'envoi.
L'option de création automatique de contacts à partir des emails consignés, disponible en version bêta et activable seulement par un super administrateur. Si elle est activée sur votre portail, le comportement change du tout au tout.

En pratique, empêcher le spam de créer des contacts

Déroulez le diagnostic dans l'ordre.

Étape 1 — Identifier comment le contact a été créé

Ouvrez une des fiches indésirables et regardez sa source de création et son propriétaire. Si un utilisateur en est propriétaire, c'est presque toujours qu'il a utilisé l'adresse CCI, l'adresse de transfert ou l'extension. Vous avez votre réponse en une fiche.

Étape 2 — Vérifier le réglage global du portail (super administrateur)

Paramètres > Objets > Activités > onglet de suivi des journaux et d'e-mails. Vérifiez quelle règle d'enregistrement est active, et surtout que l'option bêta de création automatique de contacts n'est pas activée. Sur un portail exposé au spam, elle ne doit pas l'être.

Étape 3 — Alimenter la liste « Ne jamais consigner »

Ajoutez-y les domaines fautifs, au format *@domaine.com. Une adresse ou un domaine sur cette liste est exclu de la consignation et de la création de contacts. Ajoutez-y aussi votre propre domaine interne si ce n'est pas déjà fait (voir Empêcher la consignation de mes échanges internes). Rappel. La limite est de 500 entrées par liste et le réglage n'est pas rétroactif.

Étape 4 — Reprendre les habitudes d'usage

N'utilisez l'adresse CCI que sur des échanges dont tous les destinataires ont vocation à être dans le CRM. Sur un email à cinq personnes en copie, vous créez cinq fiches.
Ne transférez jamais un email non sollicité à votre adresse de transfert.
Décochez « Créer de nouveaux contacts » dans l'extension quand vous voulez seulement consigner sur un contact existant. Le réglage par défaut de l'extension est configurable.

Étape 5 — Nettoyer l'existant

Les réglages ci-dessus n'effacent rien. Créez une vue filtrée sur la date de création et la source, vérifiez le résultat, puis supprimez en masse. À faire avec votre administrateur. Une suppression en masse ne s'annule pas.

À surveiller sur le spam qui entre dans le CRM

Le vrai coupable est presque toujours l'adresse CCI. Elle crée aussi des fiches pour les personnes en copie visible, ce que personne n'anticipe. Un email interne avec un client en copie peut créer autant de fiches que de destinataires.
Un destinataire en copie cachée ne génère pas de fiche, et l'email ne se consigne pas sur sa fiche existante. C'est l'inverse de ce que la plupart des gens supposent.
N'activez pas l'option bêta de création automatique si votre boîte reçoit de la prospection non sollicitée. C'est le réglage qui transforme un problème gênant en problème coûteux, puisque les contacts consomment votre quota.
Les contacts créés par l'extension sont non marketing si vous utilisez les contacts marketing, et l'expéditeur en devient propriétaire s'il n'y en avait pas. Cela pollue l'attribution en plus de la base.
Aucun filtre anti-spam dédié n'existe dans HubSpot sur la consignation. Les seuls leviers documentés sont les règles d'enregistrement et les listes « Ne jamais consigner ». Ne cherchez pas un réglage qui n'existe pas.
Nettoyez après avoir réglé, pas avant. Sinon vous nettoyez deux fois.

Quand nous contacter sur le spam qui entre dans le CRM

Contactez votre administrateur CRM ou Yuzu Corp avant toute suppression en masse. Elle ne s'annule pas. Ouvrez un ticket si des contacts indésirables continuent d'apparaître après avoir vérifié les quatre voies de création, ou si le volume affecte votre quota de contacts.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.