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Ma signature n'apparaît pas dans mes emails HubSpot

Où configurer la signature propre à HubSpot, pourquoi celle d'Outlook ou de Gmail ne la remplace pas, et ce qui se dégrade avec une mise en forme trop chargée.

J'envoie un email depuis HubSpot et ma signature n'apparaît pas, ou elle apparaît mal. Pourtant j'ai bien une signature dans Outlook. Où est-ce que ça se règle ?

HubSpot a sa propre signature, indépendante de celle de votre messagerie. Elle se configure dans Paramètres, puis Général, puis l'onglet E-mail, section « Gérer les signatures d'e-mail ». Tant que vous ne l'avez pas renseignée là, les emails envoyés depuis le CRM partent sans signature, quelle que soit votre configuration Outlook ou Gmail.

Le piège à connaître. HubSpot n'utilise jamais la signature de votre messagerie. Il applique la sienne, définie dans vos préférences, et c'est pourquoi vos emails partent sans signature alors qu'elle est configurée dans Outlook ou Gmail.

Pourquoi HubSpot utilise sa propre signature et non celle de votre messagerie

Il y a deux signatures dans votre quotidien, et elles ne se parlent pas.

  • La signature de votre client de messagerie (Outlook, Gmail) se règle dans ce client. HubSpot n'y a pas accès et ne la reprend pas.
  • La signature HubSpot est celle qui s'applique aux emails envoyés depuis le CRM. Depuis la fiche d'un contact, depuis une transaction, depuis l'espace de travail des ventes. Elle se configure dans HubSpot et nulle part ailleurs.

C'est une duplication un peu pénible, mais c'est la logique de l'outil. HubSpot envoie l'email lui-même, il ne passe pas par votre client de messagerie, donc il lui faut sa propre signature.

Un point de vocabulaire à connaître avant de chercher un réglage qui n'existe peut-être pas. La documentation borne la signature HubSpot aux envois faits depuis le CRM. Elle ne décrit pas le comportement des envois faits depuis l'extension Chrome ou le complément Outlook. Si vous travaillez surtout depuis Gmail ou Outlook, testez le rendu sur un envoi réel plutôt que de supposer laquelle des deux signatures s'applique.

Il existe une troisième signature, indépendante des deux précédentes. Celle d'une boîte d'équipe se règle dans la boîte de réception des conversations et s'applique aux emails envoyés depuis cette boîte de réception. Si votre équipe répond depuis une adresse partagée, c'est là qu'il faut aller, et non dans vos paramètres personnels.

Enfin, la signature utilisateur se gère dans Paramètres, puis Général, puis l'onglet E-mail, dans la section de gestion des signatures. Avoir plusieurs signatures, et définir une signature par défaut par boîte connectée, demande un abonnement Sales Hub Professional ou Enterprise et un siège Sales attribué. Vous désignez alors l'une d'elles comme signature globale par défaut.

En pratique, corriger une signature absente dans HubSpot

Configurer votre signature HubSpot

  1. Cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation.
  2. Dans le menu de gauche, allez dans Général.
  3. Ouvrez l'onglet E-mail.
  4. Dans la section de configuration, cliquez sur Gérer les signatures d'e-mail.
  5. Choisissez l'éditeur Simple pour un texte mis en forme, ou HTML si vous avez une signature fournie par votre service communication.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter une signature supplémentaire (Sales Hub Professional ou Enterprise avec un siège Sales attribué)

  1. Dans le même écran, ouvrez le menu Sélectionner une signature à modifier.
  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle signature.
  3. Cochez Utiliser comme signature globale par défaut si elle doit servir de référence par défaut.

Définir la signature par défaut d'une boîte connectée

  1. Paramètres > Général > onglet E-mail.
  2. Survolez le compte connecté concerné et cliquez sur Actions.
  3. Choisissez Modifier la signature par défaut, puis Définir par défaut.

Choisir une autre signature au moment de la rédaction

Dans l'éditeur d'email individuel du CRM, utilisez le menu déroulant Insérer.

Régler la signature d'une boîte d'équipe

Elle ne se trouve pas dans vos paramètres personnels. Elle se règle dans la boîte de réception des conversations, sur le canal correspondant à l'adresse partagée, et s'applique aux emails envoyés depuis cette boîte de réception.

Vérifier le rendu. Envoyez-vous un email de test depuis une fiche contact, et ouvrez-le sur votre téléphone autant que sur votre poste.

À surveiller sur la signature dans les emails HubSpot

  • Plus votre signature est mise en forme, plus elle risque de mal s'afficher. Les clients de messagerie interprètent le HTML différemment. Une signature sobre arrive correctement partout. Une signature avec image de fond, tableaux imbriqués et police exotique se dégrade selon le destinataire.
  • Beaucoup de polices ne sont pas prises en charge. Si votre charte impose une police particulière, testez-la avant de la déployer à toute l'équipe. Une police non supportée est remplacée par un rendu par défaut.
  • Les signatures multiples exigent un abonnement et un siège. Sans Sales Hub Professional ou Enterprise et sans siège Sales attribué, vous n'avez qu'une seule signature, et vous ne pouvez pas définir de signature par défaut par boîte connectée. Si le menu ne vous propose pas d'en ajouter, c'est là qu'il faut chercher.
  • La signature d'une adresse partagée se règle ailleurs. Elle dépend de la boîte de réception des conversations, pas de vos paramètres personnels. Une équipe qui répond depuis contact@ et qui cherche sa signature dans Paramètres, Général, E-mail cherche au mauvais endroit.
  • Le comportement dans Gmail et Outlook n'est pas documenté. La documentation traite la signature HubSpot pour les envois depuis le CRM et ne dit pas ce qui se passe pour un envoi fait depuis l'extension Chrome ou le complément Outlook. Faites un envoi de test avant de conclure.
  • Si votre signature Gmail disparaît après l'insertion d'un modèle d'email, c'est un cas connu et documenté. Le correctif consiste à entourer votre signature de
    votre signature
    .
  • Testez sur mobile. Une signature à quatre colonnes lisible sur un écran large devient illisible sur un téléphone, et une bonne partie de vos destinataires lisent sur téléphone.

Articles liés à la signature dans les emails HubSpot

Quand nous contacter sur la signature dans les emails HubSpot

Contactez votre administrateur CRM ou Yuzu Corp si vous avez besoin de plusieurs signatures et que l'option n'apparaît pas (question de licence), ou si une signature HTML fournie par votre service communication ne se rend pas correctement malgré plusieurs essais.

Pour aller plus loin, découvrez notre offre RevOps.

Auteur, sources et date de vérification

Rédigé par Marin Desgrées du Loû Atias
Sales Ops chez Yuzu Corp · 3 ans sur HubSpot · Nantes & Paris
Yuzu Corp est partenaire HubSpot Diamond et membre du Claude Partner Network
Publié le 19 août 2026 · Vérifié sur HubSpot le 18 août 2026