Éviter les doublons d'entreprise à la création

Nous avons plusieurs fois la même entreprise dans HubSpot, parfois avec des orthographes différentes. Comment j'empêche ça à la création, et est-ce que je peux contrôler l'unicité sur le SIRET ?

Le nom de domaine est la clé de déduplication des entreprises. Le nom, non. Renseignez donc systématiquement le domaine, jamais seulement le nom. Pour contrôler l'unicité sur un SIRET, il faut créer une propriété personnalisée à valeur unique, et cela se décide à la création de la propriété. Ce n'est pas activable après coup.

Le piège à connaître. HubSpot déduplique les entreprises sur le nom de domaine, pas sur le nom. Deux entreprises au nom identique mais sans domaine ne seront jamais repérées comme doublons.

Pourquoi HubSpot déduplique sur le domaine et non sur le nom

HubSpot déduplique les entreprises sur la propriété Nom de domaine de l'entreprise. C'est la valeur principale du domaine qui sert de clé.

Le nom de l'entreprise n'est pas une clé d'unicité. Deux fiches peuvent porter le même nom sans qu'aucun contrôle ne se déclenche. C'est pour cette raison qu'une base alimentée à la main, par saisie du nom, se remplit de doublons. « Dupont SA », « Dupont S.A. » et « DUPONT » sont trois entreprises différentes pour HubSpot.

Comportement selon le canal :

Création manuelle. HubSpot vous signale qu'une entreprise existe déjà. Attention, la formulation de la documentation est plus faible que pour les contacts. Elle ne dit pas que l'enregistrement est impossible.
Soumission de formulaire. Avec le domaine, l'entreprise correspondante est mise à jour. Sans domaine, c'est l'entreprise principale associée au contact qui est mise à jour.
Import. Les domaines principaux et secondaires servent à dédupliquer. Des doublons préexistants sur le même domaine produisent une erreur d'import. Sans domaine ni clé unique, chaque ligne crée une nouvelle entreprise.

Et voici le point que personne n'anticipe. Les entreprises créées par API ne sont pas dédupliquées sur le nom de domaine. La documentation précise que cela inclut les applications de synchronisation tierces installées. Si votre portail est connecté à un outil qui pousse des entreprises, votre garde-fou principal ne s'applique pas à ce flux.

Pour un contrôle sur un identifiant métier comme un SIRET, HubSpot permet de créer une propriété personnalisée à valeur unique. Les règles sont strictes. Dix propriétés à valeur unique maximum par objet, configurable uniquement au moment de la création de la propriété, et seulement sur les types texte sur une ligne, texte sur plusieurs lignes, numéro de téléphone et nombre.

En pratique, éviter les doublons d'entreprise

Le réflexe quotidien. Renseigner le domaine

Avant de créer une entreprise, cherchez son domaine dans la barre de recherche globale.
À la création, remplissez le nom de domaine en premier, avant le nom.
Si l'entreprise a plusieurs domaines, ajoutez-les sur la même fiche plutôt que de créer plusieurs fiches. CRM > Entreprises, ouvrez la fiche, icône de modification sur le nom de domaine, puis Ajouter un domaine et Appliquer.

Créer une propriété à valeur unique pour un SIRET

Allez dans Paramètres > Propriétés et sélectionnez l'objet Entreprises.
Cliquez sur Créer une propriété.
Choisissez un type de champ texte sur une ligne.
Ouvrez les options supplémentaires, puis l'onglet des règles.
Cochez l'option qui exige des valeurs uniques pour cette propriété.
Créez la propriété. Cette case n'est plus modifiable ensuite.

Traiter les doublons existants

Allez dans CRM > Entreprises, puis Actions et Gérer les doublons.
Examinez les paires proposées et fusionnez ou rejetez une par une.
La fusion en masse et les règles personnalisées nécessitent Data Hub Professional ou Entreprise.

À surveiller sur les doublons d'entreprise à la création

Les entreprises créées par API ou par une application de synchronisation tierce échappent à la déduplication par domaine. C'est le point le plus important de cet article. Si vous avez des doublons inexplicables, commencez par regarder ce qui écrit dans votre portail autrement que par l'interface.
Un sous-domaine crée une entreprise distincte. exemple.com et info.exemple.com sont deux entreprises. Sur les grands comptes multi-marques, c'est la première cause de prolifération.
Ajouter un domaine déjà porté par une autre entreprise ne fusionne rien. Les fiches restent distinctes et les activités passées ne sont pas rapatriées. Ce n'est pas un outil de dédoublonnage.
L'unicité d'une propriété personnalisée n'est pas appliquée partout. Elle ne l'est pas dans les formulaires de l'ancien éditeur, ni dans les workflows, les chatflows et les pages de planification. Elle l'est dans les formulaires du nouvel éditeur. À la conversion d'un visiteur en contact, une valeur qui violerait l'unicité est effacée.
Dix propriétés à valeur unique par objet, et seulement à la création. Réfléchissez avant, parce qu'après il faut recréer la propriété et migrer les données.
L'outil de gestion des doublons ne couvre que les contacts et les entreprises, et exige un abonnement Professional ou Entreprise. Les fusions sont irréversibles. Un rejet est annulable quatorze jours, sauf si la fiche a été modifiée entre-temps.
Si vous utilisez une clé unique personnalisée sur les entreprises à l'import, le domaine n'exige plus l'unicité. Vous pouvez alors importer un fichier contenant des domaines en double. C'est utile, et c'est aussi une façon de créer des doublons sans le vouloir.

Quand nous contacter sur les doublons d'entreprise à la création

Contactez Yuzu Corp avant de créer une propriété à valeur unique. Le choix est définitif à la création et il conditionne vos imports futurs. Ouvrez un ticket si vous constatez des doublons récurrents malgré un domaine correctement renseigné, car il s'agit alors probablement d'un flux API ou d'une intégration tierce, et non d'un problème de saisie. Ne lancez aucune fusion en masse sans validation. L'opération est irréversible.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.