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Attribuer une tâche à un collègue et gérer les rappels

Confier une relance, régler un rappel qui arrive par email, et comprendre pourquoi supprimer une tâche récurrente en crée aussitôt une nouvelle.

Je veux confier une relance à un collègue et m'assurer qu'il ne l'oublie pas. Comment je lui attribue la tâche, et comment fonctionnent les rappels et les récurrences ?

Utilisez le champ Attribué à de la tâche. Trois choses à savoir. Une tâche n'a qu'un seul responsable, le rappel arrive par email au propriétaire de la tâche, et une tâche récurrente se régénère si la précédente est terminée, supprimée ou en retard. Ce dernier point surprend tout le monde.

Le piège à connaître. Le rappel d'une tâche suit la personne à qui elle est attribuée, pas celle qui l'a créée. En attribuant une tâche, vous perdez donc la main sur son rappel.

Pourquoi le rappel suit la personne à qui la tâche est attribuée

L'attribution. Le champ s'appelle *Attribué à* et il est unique. La documentation ne décrit aucun mécanisme de tâche à plusieurs responsables. Pour un travail réellement partagé, HubSpot propose les files d'attente de tâches, où tous les utilisateurs partageant la file peuvent contribuer.

Les notifications d'attribution. Le collègue reçoit une notification, avec trois nuances documentées à connaître. Elle peut être retardée jusqu'à cinq minutes, vous ne recevez rien vous-même quand vous attribuez manuellement une tâche, et les tâches créées par l'API ne déclenchent aucune notification.

Les rappels. C'est le point le plus mal compris. Le champ *Rappel* déclenche un email, envoyé au propriétaire de la tâche. La documentation le dit deux fois. Il existe bien des notifications navigateur et push pour les événements « tâche attribuée » et « tâche arrivée à échéance », mais c'est un autre mécanisme, réglé ailleurs. Ne comptez donc pas sur une notification à l'écran pour le champ Rappel.

La récurrence. Une case permet de faire répéter la tâche selon un nombre de jours, semaines, mois ou années. La règle de régénération est celle-ci. Une nouvelle tâche est créée si la précédente est terminée, supprimée ou en retard. Conséquence contre-intuitive. Supprimer une tâche récurrente n'arrête pas la série, elle en génère une nouvelle. Les tâches récurrentes exigent par ailleurs une licence utilisateur, Sales ou Service.

Le résumé quotidien. HubSpot peut envoyer un récapitulatif de vos tâches du jour, préparé à 6 h et envoyé à 8 h en semaine. Il faut l'activer, et avoir terminé au moins trois tâches au cours des dix-sept derniers jours pour le recevoir.

En pratique, attribuer une tâche et régler les rappels

Attribuer une tâche

  1. Ouvrez la tâche, ou créez-la depuis CRM > Tâches ou depuis une fiche.
  2. Dans le panneau de droite, ouvrez le champ Attribué à.
  3. Sélectionnez l'utilisateur concerné.
  4. Enregistrez. Le collègue recevra la notification, éventuellement avec quelques minutes de décalage.

Réattribuer plusieurs tâches d'un coup

  1. Allez dans CRM > Tâches.
  2. Changez le filtre Responsable, positionné sur « Moi » par défaut.
  3. Cochez les tâches, cliquez sur Modifier, choisissez la propriété du responsable, puis Enregistrez.

Régler un rappel

  1. Dans la tâche, ouvrez le menu déroulant Rappel.
  2. Choisissez le moment. À l'échéance, une heure avant, ou une date personnalisée. Choisissez Aucun rappel pour le retirer.
  3. Pour changer le rappel sur un lot de tâches. Cochez-les, Modifier, puis la propriété de date d'échéance et de rappel.

Définir vos valeurs par défaut

Cliquez sur le nom de votre compte en haut à droite, puis Profil et préférences, onglet Tâches. Vous y réglez la date d'échéance, l'heure et le rappel par défaut de toutes vos nouvelles tâches. C'est le réglage le plus rentable de cet article.

Activer le résumé quotidien

Paramètres > Notifications > Tâches, puis cochez le résumé quotidien des tâches.

À surveiller sur l'attribution d'une tâche et ses rappels

  • Supprimer une tâche récurrente ne l'arrête pas. Une nouvelle occurrence est créée. C'est le piège majeur de cet article. Pour sortir d'une série, il faut retirer la récurrence avant de supprimer.
  • Une tâche en retard régénère aussi une nouvelle occurrence. Sur une tâche récurrente négligée, vous pouvez donc accumuler des doublons sans rien faire.
  • Le rappel est un email, pas une notification à l'écran. Un commercial qui ne consulte pas ses emails ne verra rien.
  • Les rappels s'envoient même si vous avez activé le résumé quotidien. Une tâche avec un rappel défini enverra toujours son email individuel, en plus du résumé.
  • Une tâche n'a qu'un responsable. Attribuer, c'est transférer. Si vous voulez garder une trace de votre côté, créez votre propre tâche ou associez-la à une fiche partagée.
  • Vous ne recevez pas de notification pour vos propres attributions manuelles. Ne concluez pas que ça n'a pas fonctionné.
  • Les tâches créées par l'API ne notifient personne. Si vos tâches viennent d'une intégration, prévenez autrement.

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Quand nous contacter sur l'attribution d'une tâche et ses rappels

Contactez votre administrateur CRM ou Yuzu Corp pour mettre en place des files d'attente partagées, pour automatiser la création de tâches depuis un workflow, ou si les notifications de tâche ne parviennent pas à leurs destinataires malgré un réglage correct.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.