Traduire son processus commercial dans HubSpot

Nous avons un processus commercial écrit. Comment le transposer en phases de pipeline sans le déformer ?

Une règle unique, et elle règle la plupart des désaccords en atelier. Une phase se définit par un fait observable, pas par une intention.

« Devis envoyé » est une phase, parce qu'on peut vérifier si le devis est parti. « Le client réfléchit » n'en est pas une, parce que personne ne peut dire quand on entre ni quand on sort.

Trois conséquences pratiques.

Chaque phase porte un verbe au participe passé, qui décrit un événement acquis.
Une phase que personne ne sait déclencher est une phase qui restera vide ou qui piégera les transactions.
Sept phases est le format par défaut de HubSpot, et c'est déjà beaucoup pour la plupart des processus.

Le piège à connaître. Les règles qui interdisent de reculer ou de sauter une phase sont contournables par les workflows et par l'API. Seule l'approbation de transaction ne se contourne pas.

Pourquoi une phase doit reposer sur un fait observable

Un pipeline mal découpé se voit d'abord dans les rapports. Chaque phase génère automatiquement ses propriétés calculées de dates et de durées. Si vos phases ne correspondent pas à des faits, ces durées ne veulent rien dire, et le rapport de temps par phase devient inexploitable.

Il faut savoir ce que le retour arrière coûte. Vous pouvez interdire de reculer et interdire de sauter des phases, par les règles de pipeline, en Professionnel ou Entreprise et avec un super administrateur. Mais ces règles sont contournables par les workflows et par l'API, et seule l'approbation de transaction ne se contourne pas.

Autre effet de bord des règles, souvent découvert trop tard. Quand les règles sont activées sur un pipeline, les utilisateurs ne peuvent plus modifier en masse le pipeline ou la phase des fiches concernées.

La probabilité de phase n'est pas décorative. Elle sert à calculer le montant pondéré affiché en vue tableau, et elle alimente les prévisions. Les valeurs par défaut sont vingt, quarante, soixante, quatre-vingts et quatre-vingt-dix pour cent, puis cent pour la phase gagnée et zéro pour la phase perdue. Si vous ajoutez des phases sans revoir ces valeurs, votre prévision devient fausse sans prévenir.

Enfin, une phase ne se supprime pas librement. C'est impossible s'il y a des fiches dedans ou si la phase porte des propriétés conditionnelles en usage. Prévoir large au départ coûte donc moins cher que de devoir démonter ensuite.

En pratique, découper son processus en phases de pipeline

La méthode que nous appliquons en atelier

Listez les événements que vous savez horodater. Un rendez-vous tenu, un besoin qualifié, un devis envoyé, une négociation ouverte.
Éliminez tout ce qui décrit un état d'esprit. Si vous ne savez pas dire qui déclenche l'entrée, ce n'est pas une phase.
Nommez chaque phase au participe passé. Le test est simple, la phrase « cette transaction est en devis envoyé » doit se vérifier en regardant la fiche.
Ajoutez une phase gagnée et une phase perdue, elles sont indispensables au reporting.
Attribuez une probabilité à chaque phase, sinon la prévision sera fausse.
Décidez ce qui est obligatoire pour entrer dans une phase, et rappelez-vous que cette obligation ne porte que sur la saisie manuelle.

Le test de relecture

Prenez dix transactions closes des six derniers mois et rejouez-les dans le pipeline proposé. Si une transaction ne trouve pas sa phase, ou si deux phases se disputent la même transaction, le découpage est faux.

Ce qu'il ne faut pas faire

Créer une phase pour chaque service qui intervient. Un pipeline décrit l'avancement d'une vente, pas l'organigramme.

À surveiller sur la traduction d'un processus commercial en phases HubSpot

Une phase se définit par un fait observable, jamais par une intention.
Chaque phase ajoutée crée ses propriétés calculées de dates et de durées.
Les règles de pipeline sont contournables par les workflows et l'API. Seule l'approbation de transaction ne l'est pas.
Activer les règles bloque la modification en masse du pipeline et de la phase.
Revoyez les probabilités dès que vous ajoutez une phase, sinon la prévision se fausse silencieusement.
Une phase ne se supprime pas si des fiches y sont ou si elle porte des propriétés conditionnelles en usage.
Les propriétés obligatoires de phase ne portent que sur la saisie manuelle, elles ne contraignent ni l'import ni l'API.

Articles liés à la traduction d'un processus commercial en phases HubSpot

Quand nous contacter sur la traduction d'un processus commercial en phases HubSpot

Contactez Yuzu Corp pour animer l'atelier de découpage. Le test des dix transactions closes rejouées dans le pipeline proposé révèle en une heure les phases qui ne tiendront pas.

Pour aller plus loin, découvrez notre offre RevOps.

Auteur, sources et date de vérification

Rédigé par Quentin Préchoux
Fondateur de Yuzu Corp · 8 ans sur HubSpot · Nantes & Paris
Yuzu Corp est partenaire HubSpot Diamond et membre du Claude Partner Network
Publié le 31 août 2026 · Vérifié sur HubSpot le 31 août 2026