Recevoir une notification Teams quand un formulaire est rempli

Mon équipe travaille dans Teams toute la journée et personne ne regarde ses emails. Comment faire arriver les nouveaux leads dans un canal Teams ?

Avec un workflow basé sur les contacts, déclenché par la soumission du formulaire, et une action Envoyer des notifications Microsoft Teams.

Deux prérequis avant de commencer. L'intégration Microsoft Teams doit être installée sur le compte HubSpot. Et l'action ne devient disponible qu'après cette installation, donc si vous ne la trouvez pas dans la liste des actions, c'est là qu'il faut regarder.

Le piège à connaître. L'action de notification Microsoft Teams n'apparaît pas dans le catalogue tant que l'intégration n'est pas installée. Ce n'est pas une absence de fonctionnalité, c'est un prérequis manquant.

Pourquoi l'action n'existe pas sans l'intégration installée

L'action cible un utilisateur, un canal, ou les deux. Un menu déroulant vous laisse choisir. Pour un canal, vous sélectionnez d'abord l'équipe, puis le canal à l'intérieur. Seuls les canaux auxquels l'intégration a accès apparaissent.

Le message accepte une mise en forme légère. Les astérisques mettent en gras, les tirets bas mettent en italique, et le retour à la ligne fonctionne. Vous pouvez aussi joindre des actions à la notification, ce qui permet de traiter le lead sans quitter Teams.

Vous pouvez notifier le propriétaire de la fiche. Une case permet d'envoyer aussi au propriétaire, en plus du canal. C'est utile sur un formulaire dont les leads sont répartis entre plusieurs commerciaux.

Un canal notifié par tout le monde ne notifie plus personne. C'est le vrai risque de ce type d'automatisation. Si un canal reçoit trente messages par jour, il devient un flux que l'équipe ignore. Réservez ce mécanisme aux formulaires à faible volume et à forte valeur, comme une demande de démonstration, et laissez les formulaires de contenu alimenter le CRM sans notification.

Le message doit porter l'information utile. Une notification qui dit seulement « nouveau formulaire rempli » oblige à ouvrir HubSpot. Insérez le nom, l'entreprise, et le champ qui déclenche la décision, par exemple le budget ou le besoin exprimé.

En pratique, envoyer une notification Teams à la soumission d'un formulaire

Créer la notification

Vérifiez que l'intégration Microsoft Teams est installée dans Paramètres, puis Intégrations, puis Applications connectées.
Allez dans Automatisation, puis Workflows, et cliquez sur Créer un workflow.
Choisissez un workflow basé sur les contacts.
Comme critère d'inscription, choisissez Soumission de formulaire et sélectionnez votre formulaire.
Ajoutez l'action Envoyer des notifications Microsoft Teams.
Dans le menu Envoyer à, choisissez un utilisateur, un canal, ou les deux.
Pour un canal, sélectionnez l'équipe puis le canal.
Rédigez le message. Encadrez de deux astérisques ce qui doit être en gras, et insérez vos jetons de personnalisation.
Si besoin, cochez l'envoi au propriétaire de la fiche et sélectionnez les actions à joindre.
Testez, puis Réviser et publier, puis Activer.

Si l'action n'apparaît pas dans la liste

L'intégration n'est pas installée, ou votre utilisateur HubSpot n'est pas associé à un compte Teams. Ces deux points se règlent dans les paramètres d'intégration.

À surveiller sur les notifications Teams depuis un workflow HubSpot

L'action n'existe pas sans l'intégration installée. Ne cherchez pas plus loin si vous ne la trouvez pas dans le catalogue.
Un canal saturé de notifications est un canal ignoré. Réservez ce mécanisme aux formulaires à fort enjeu.
Mettez l'information dans le message. Sans jeton de personnalisation, la notification force un aller-retour dans HubSpot.
Seuls les canaux accessibles à l'intégration sont proposés. Un canal privé peut ne pas apparaître.
La notification part à chaque soumission si vous avez activé la réinscription. Sur un formulaire rempli plusieurs fois par la même personne, cela se voit vite.

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Quand nous contacter sur les notifications Teams depuis un workflow HubSpot

Contactez votre administrateur Microsoft 365 si l'intégration Teams ne s'installe pas ou si les canaux visés n'apparaissent pas. Contactez Yuzu Corp pour arbitrer quels formulaires méritent une notification et lesquels doivent rester silencieux.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 24 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.