Comprendre les workflows HubSpot

On me dit de « faire un workflow » mais je ne vois pas ce que cela recouvre. Qu'est-ce qu'un workflow exactement et à quoi sert-il ?

Un workflow est une automatisation qui exécute des actions sur des fiches, sans intervention humaine, dès qu'une condition est remplie. Il repose toujours sur trois éléments. Un type d'objet, qui détermine ce que le workflow manipule. Des critères d'inscription, qui déterminent quelles fiches entrent dedans. Des actions, qui déterminent ce qui se passe ensuite.

Retenez surtout ce point. Un workflow n'agit que sur les fiches qui y sont inscrites, et l'inscription n'est jamais rétroactive par défaut.

Le piège à connaître. Le type d'objet se choisit à la création et ne se modifie plus jamais. Un workflow bâti sur les contacts alors qu'il fallait partir des transactions est à recréer entièrement.

Pourquoi l'inscription dans un workflow n'est jamais rétroactive

Le type d'objet est un choix structurant. Un workflow basé sur les contacts inscrit des contacts, un workflow basé sur les transactions inscrit des transactions, et ainsi de suite pour les entreprises, les tickets et les devis. Ce choix se fait à la création et ne se change plus ensuite. C'est la première question à se poser, avant même de réfléchir aux actions.

Les critères d'inscription décrivent une porte d'entrée, pas une population. C'est la confusion la plus fréquente chez les personnes qui arrivent des listes. Une liste active contient en permanence toutes les fiches qui correspondent à ses filtres. Un workflow, lui, regarde qui franchit la condition, au moment où elle est franchie. Une fiche qui remplissait déjà la condition avant l'activation du workflow n'entrera pas, sauf si vous le demandez explicitement.

L'inscription n'a lieu qu'une fois par défaut. Une fiche déjà passée dans le workflow ne repassera pas, même si elle remplit à nouveau les critères. Pour qu'elle repasse, il faut activer des critères de réinscription, en désignant précisément le déclencheur concerné.

Les actions vont bien au-delà de l'envoi d'un email. Selon votre abonnement, un workflow peut modifier une valeur de propriété, créer une tâche, créer une fiche, attribuer un propriétaire, ajouter à une liste statique, attendre un délai, envoyer une notification interne, ou appeler un système externe par webhook. C'est ce qui en fait un outil de structuration de processus, et pas seulement un outil marketing.

Un workflow éteint ne fait rien. Tant qu'il n'est pas publié et activé, aucune fiche ne s'y inscrit. Cela paraît évident, et c'est pourtant la première cause d'automatisation silencieuse que nous rencontrons.

En pratique, créer son premier workflow

Créer votre premier workflow

Allez dans Automatisation, puis Workflows.
En haut à droite, cliquez sur Créer un workflow.
Choisissez le type d'objet. C'est un choix définitif.
Définissez les critères d'inscription. Décrivez l'évènement qui doit faire entrer la fiche.
Ajoutez vos actions en cliquant sur l'icône plus.
Cliquez sur Réviser et publier, puis sur Activer.
À l'activation, HubSpot vous demande si vous voulez inscrire les fiches existantes qui remplissent déjà les critères. Répondez en conscience, c'est une décision importante.

Retrouver ce qu'un workflow a fait

Sur la page des workflows, survolez le workflow et cliquez sur Plus, puis Voir les détails.
Ouvrez l'onglet Historique des inscriptions pour voir quelles fiches sont entrées et quand.

À surveiller sur les workflows HubSpot

Le type d'objet ne se modifie pas après création. Si vous vous êtes trompé, il faut recréer le workflow.
Les fiches existantes ne s'inscrivent pas par défaut. C'est la question posée à l'activation, et elle est souvent expédiée trop vite.
Une fiche ne passe qu'une fois, sauf réinscription explicitement configurée.
Un workflow n'est pas une liste. Si votre besoin est de disposer d'un groupe à jour en permanence, c'est une liste active qu'il vous faut, pas un workflow.
Modifier un workflow actif s'applique immédiatement aux fiches en cours de parcours. Une modification en pleine journée peut donc changer le sort de fiches déjà entrées.

Quand nous contacter sur les workflows HubSpot

Contactez Yuzu Corp avant de créer un workflow qui modifie des valeurs de propriété ou qui attribue des propriétaires. Ces automatisations écrivent dans vos données et une erreur de critère peut toucher des milliers de fiches en quelques minutes. Un cadrage de trente minutes coûte moins cher qu'une reprise de données.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 24 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.