Ranger ses modèles d'email en dossiers

Nous avons une quarantaine de modèles et personne ne trouve le bon. Comment je les organise, et qui voit quoi selon le rangement ?

Le rangement passe par des dossiers, et la visibilité par le partage, qui sont deux choses distinctes. Un modèle se déplace via Actions > Déplacer. Son partage se règle via Actions > Gérer le partage, avec trois options. Moi uniquement, tout le monde, ou des utilisateurs et équipes précis.

Pourquoi les dossiers conditionnent aussi les droits d'accès

Ne confondez pas les deux réglages. Un dossier organise, il ne protège pas. Un modèle dans un dossier « Direction » reste visible de tous s'il est partagé avec tout le monde.

Les trois options de partage, formulées par la question « Qui peut voir ce modèle ? » :

Moi uniquement. Seuls vous et certains super administrateurs y accèdent. Les autres ne peuvent ni le voir, ni le sélectionner, ni l'utiliser.
Tout le monde. Tous les utilisateurs du compte peuvent le consulter et l'utiliser.
Utilisateurs et équipes spécifiques. Vous cochez les équipes ou les personnes. Cette option n'est sélectionnable que par un super administrateur ou par un utilisateur ayant une licence Sales ou Service attribuée, et le partage fin relève des abonnements Professional et Entreprise.

Deux subtilités d'accès à connaître. Un super administrateur avec licence Sales ou Service accède à tout le contenu de vente, y compris les modèles privés. Un super administrateur sans cette licence n'accède qu'aux cinq premiers modèles du compte. Cela surprend au moment d'un audit.

Enfin, un point de continuité important. Quand un utilisateur est supprimé, ses modèles restent accessibles, mais seulement s'il les avait partagés avant sa suppression. Un modèle resté privé devient donc inutilisable pour l'équipe.

En pratique, ranger ses modèles d'email en dossiers

Ranger un modèle existant

Allez dans CRM > Modèles de messages.
Survolez le modèle et ouvrez le menu Actions.
Cliquez sur Déplacer.
Sélectionnez le dossier de destination, puis Déplacer.

Ranger un modèle à la création

Dans l'éditeur de modèle, utilisez le menu déroulant de sélection d'un dossier.

Régler le partage

Survolez le modèle et ouvrez Actions.
Cliquez sur Gérer le partage.
Choisissez qui peut voir le modèle, puis Enregistrez.

Faire du ménage utilement

Filtrez le tableau de bord par Propriétaire pour voir qui a créé quoi.
Identifiez les modèles des utilisateurs partis.
Avant tout départ, faites partager ses modèles utiles par l'intéressé. C'est la seule action qui garantit que l'équipe les gardera.

À surveiller sur l'organisation des modèles d'email HubSpot

Un dossier n'est pas une restriction d'accès. Le rangement et le partage sont deux réglages indépendants.
Faites partager les modèles avant un départ. Après suppression du compte, un modèle resté privé n'est plus utilisable par l'équipe. C'est le point le plus coûteux de cet article.
Un super administrateur sans licence Sales ou Service ne voit que cinq modèles. Ce n'est pas un bug de permissions.
Un modèle privé ne peut être supprimé que par son créateur ou par un super administrateur disposant d'une licence payante.
Le partage à des utilisateurs ou équipes précis relève de Professional ou Entreprise. Sur les autres abonnements, c'est tout ou rien.
Nommez vos modèles pour l'équipe. « Relance J+7 après démo » se comprend, « Relance 3 » non. Dans une bibliothèque partagée, le nom est de la documentation.

Quand nous contacter sur l'organisation des modèles d'email HubSpot

Contactez votre administrateur CRM ou Yuzu Corp avant le départ d'un utilisateur qui détient des modèles utiles à l'équipe, et pour structurer une bibliothèque partagée. Ouvrez un ticket si vous ne voyez qu'une partie des modèles du compte alors que vous êtes administrateur. C'est une question de licence, pas de droits.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.