Importer des contacts depuis un fichier Excel

J'ai un fichier Excel de 500 contacts à faire entrer dans HubSpot. Comment je m'y prends sans créer de doublons et sans écraser ce qui existe déjà ?

Passez par Gestion des données > Intégration des données, puis Importer des données. La seule propriété réellement obligatoire est l'adresse email, et c'est aussi la clé. Un email déjà présent dans HubSpot met à jour la fiche au lieu d'en créer une. Avant les 500 lignes, importez-en trente pour vérifier.

Le piège à connaître. Un import ne se contente pas de créer, il met aussi à jour. Une colonne présente mais vide peut effacer une valeur existante, et cet effacement ne s'annule pas.

Pourquoi HubSpot rapproche les lignes sur une clé unique

HubSpot propose deux outils d'import, et choisir le mauvais fait perdre du temps :

L'import rapide ne traite que les contacts. Il est court, mais il ne gère ni les associations ni les options avancées.
Les imports avancés traitent tous les objets, les associations et les options. C'est celui qu'il faut dès que vous sortez d'une liste de contacts sans lien.

Les deux se trouvent au même endroit. Gestion des données > Intégration des données, puis Importer des données. Un bouton Importer est aussi disponible en haut à droite de chaque page index.

Ce que HubSpot exige pour créer un contact. La propriété E-mail. Prénom et nom sont facultatifs. Techniquement HubSpot sait créer un contact sans email, mais vous perdez alors la déduplication et la possibilité de retrouver la fiche à un import suivant. Traitez donc l'email comme obligatoire.

Ce que votre fichier doit respecter :

Format .csv, .xlsx ou .xls.
Une seule feuille. Un classeur à plusieurs onglets déclenche une erreur et rien n'est importé.
Moins de 1 000 colonnes.
Encodage UTF-8 si le fichier contient des caractères accentués ou étrangers.
Sur un abonnement payant. Jusqu'à 512 Mo par fichier et 1 048 576 lignes. Sur les outils gratuits. 20 Mo et 500 000 lignes par jour.

Et surtout, comprenez ce que fait l'import avant de le lancer. HubSpot ne se contente pas d'écrire. Il rapproche d'abord, puis écrit. L'email de chaque ligne est comparé à l'existant. S'il correspond, la fiche est mise à jour et seules les propriétés que vous avez mappées sont touchées. S'il ne correspond à rien, une fiche est créée. C'est pour cela qu'un import de mise à jour est une opération sérieuse. Les valeurs écrasées ne se récupèrent pas.

En pratique, importer des contacts depuis un fichier Excel

Préparer le fichier

Travaillez sur une copie. Gardez le fichier source intact.
Vérifiez qu'il n'y a qu'une seule feuille.
Nettoyez la ligne d'en-tête. Un nom de colonne par propriété, sans cellule fusionnée ni ligne de titre au-dessus.
Passez en format texte les colonnes contenant des identifiants numériques, codes postaux ou numéros de téléphone, avant d'enregistrer.
Supprimez les colonnes que vous n'allez pas importer. Ce qui n'est pas dans le fichier ne peut pas être écrasé par erreur.

Lancer l'import

Allez dans Gestion des données > Intégration des données.
Cliquez sur Importer des données, puis choisissez Imports avancés si vous avez besoin des associations ou des options, sinon Import rapide.
Sélectionnez l'objet Contacts.
Choisissez le mode. Créer et mettre à jour, Créer uniquement ou Mettre à jour uniquement. Sur un premier import, « Créer uniquement » vous protège d'un écrasement involontaire.
Chargez le fichier et indiquez la langue des titres de colonnes.
Vérifiez le mappage ligne par ligne. C'est l'étape où l'on gagne ou perd la partie. Contrôlez la colonne d'aperçu des valeurs, pas seulement le nom de la propriété.
Nommez l'import de manière explicite, avec la date. Vous en aurez besoin pour retrouver le lot plus tard.
Cochez la case de consentement, puis Terminer l'import.

Faites un import blanc avant l'import réel. Extrayez une trentaine de lignes représentatives, en incluant volontairement les cas tordus. Accents, noms composés, cellules vides, doublons internes. Importez-les, ouvrez trois ou quatre fiches, et vérifiez ce qui a été créé et ce qui a été mis à jour. C'est la seule étape qui distingue un import maîtrisé d'un import qu'on découvre après.

À surveiller sur l'import de contacts depuis un fichier Excel

Une seule feuille par fichier. Un classeur à plusieurs onglets échoue entièrement, et pas partiellement.
Les cellules vides n'effacent jamais une valeur. Un import ne peut donc pas servir à vider un champ. Pour cela, il faut un workflow ou une modification manuelle.
L'outil d'import nettoie automatiquement les données. Si des règles de formatage sont actives sur une propriété, l'import applique le nettoyage. Une valeur comme 070078ABC peut devenir 070078. Vérifiez donc ce qui est réellement arrivé dans les fiches, pas ce que vous avez envoyé.
Pour les listes déroulantes livrées par HubSpot, le libellé français ne fonctionne pas. Il faut la valeur interne ou le libellé anglais. C'est la cause la plus fréquente d'erreurs sur la phase du cycle de vie ou le secteur d'activité. Voyez Obtenir un template d'import avec tous les champs pour retrouver ces valeurs.
Attention aux zéros en préfixe. Excel transforme silencieusement un code postal 01000 en 1000 si la colonne est au format nombre. Ce point n'est pas documenté par HubSpot, mais il détruit des données à chaque mission.
Les emails, réunions, notes et tâches existants ne peuvent pas être mis à jour par import, quelle que soit la méthode.
Un import de mise à jour est définitif. Il n'existe pas de bouton d'annulation. Voyez Annuler un import et consulter l'historique avant de vous lancer sur un gros volume.

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Quand nous contacter sur l'import de contacts depuis un fichier Excel

Contactez Yuzu Corp avant tout import de plus de quelques dizaines de lignes, et systématiquement pour un import de mise à jour. Un import mal cadré ne s'annule pas. Il se répare, et la réparation coûte toujours plus cher que le cadrage. Ouvrez un ticket si un import a déjà écrasé des valeurs, avant de tenter quoi que ce soit d'autre.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.