Distinguer rendez-vous pris et rendez-vous réalisés

Mon rapport annonce quarante rendez-vous ce mois-ci, alors que l'équipe en a réellement tenu une trentaine. D'où vient l'écart ?

Vous mesurez des rendez-vous pris, pas des rendez-vous réalisés. Ce sont deux indicateurs distincts et HubSpot les distingue par le résultat de la réunion.

• Pour les rendez-vous pris, comptez les réunions sur leur heure de début, sans filtre de résultat.
• Pour les rendez-vous réalisés, filtrez sur un résultat de réunion terminé.

L'écart entre les deux chiffres est votre taux d'annulation et de lapin, et c'est souvent l'information la plus utile des deux.

Le piège à connaître. Une réunion dont le résultat n'est pas renseigné disparaît de vos rendez-vous réalisés. Votre rapport sous-estimera donc systématiquement l'activité, sans que rien ne le signale.

Pourquoi le résultat de réunion distingue le prévu du tenu

Une réunion HubSpot porte un résultat. Après qu'elle a eu lieu, quelqu'un renseigne son résultat, avec des valeurs comme terminé, annulé, reprogrammé ou absence du client. Ces valeurs se configurent dans les paramètres de résultats d'appel et de réunion, et vous pouvez en créer jusqu'à trente.

HubSpot fournit des compteurs prêts à l'emploi. Chaque réunion porte des propriétés qui valent 1 ou 0 selon son résultat, pour les réunions terminées, annulées, reprogrammées et les absences. En les additionnant, vous obtenez directement un nombre de rendez-vous réalisés, sans passer par un filtre de résultat.

Le décompte ne vaut que si les résultats sont renseignés. C'est le vrai sujet. Une réunion sans résultat n'est ni terminée, ni annulée, elle est simplement hors du décompte. Si votre équipe ne remplit pas ce champ, votre rapport de rendez-vous réalisés sous-estimera systématiquement l'activité. Ce n'est pas un problème d'outil, c'est un problème d'usage, et il se traite par une règle d'équipe.

Deux dates cohabitent également. L'heure de début de la réunion indique quand elle a lieu. La date de création de la réunion indique quand elle a été posée dans l'agenda. Un rendez-vous pris le 30 juin pour le 3 juillet appartient à juin ou à juillet selon la date que vous choisissez. Pour mesurer l'effort de prospection, la date de création est plus juste. Pour mesurer l'activité tenue, c'est l'heure de début.

Le délai de prise de rendez-vous est mesurable. Une propriété donne le temps écoulé entre le premier contact et la réservation. C'est un bon indicateur de la réactivité commerciale, souvent plus parlant qu'un volume brut.

Les intégrations d'agenda externes ont leurs propres propriétés. Si vos rendez-vous arrivent par un outil de planification tiers, ils peuvent ne pas utiliser les propriétés de réunion natives de HubSpot. Vos rapports natifs ne les verront alors pas correctement.

En pratique, compter séparément rendez-vous pris et réalisés

Compter les rendez-vous pris

1. Créez un rapport sur les réunions.
2. Choisissez comme propriété de date la date de création de la réunion.
3. Ne posez aucun filtre sur le résultat.

Compter les rendez-vous réalisés

1. Créez un rapport sur les réunions.
2. Choisissez comme propriété de date l'heure de début de la réunion.
3. Ajoutez un filtre sur le résultat de la réunion et retenez la valeur qui correspond à une réunion tenue.
4. Vous pouvez aussi additionner la propriété de comptage des résultats terminés, ce qui évite de dépendre du libellé exact.

Mesurer le taux de déperdition

Construisez le même rapport en filtrant sur les résultats d'annulation et d'absence. Le rapport entre ce chiffre et le nombre de rendez-vous pris est votre taux de déperdition.

Vérifier vos valeurs de résultat

Allez dans les paramètres de résultats d'appel et de réunion pour voir les valeurs disponibles dans votre compte, et en créer si les vôtres manquent.

À surveiller sur les rendez-vous pris et les rendez-vous réalisés

• Un rapport de réunions sans filtre de résultat compte des rendez-vous pris, pas des rendez-vous tenus.
• Une réunion sans résultat renseigné disparaît de vos chiffres de réalisation. Posez la règle avant de construire le rapport.
• Choisissez la date en fonction de la question. Date de création pour l'effort, heure de début pour l'activité tenue.
• Les compteurs de résultat sont plus robustes qu'un filtre sur le libellé, surtout si vos valeurs personnalisées évoluent.
• Un outil de planification tiers peut échapper aux propriétés natives. Vérifiez avant de conclure à un écart de saisie.

Articles liés aux rendez-vous pris et les rendez-vous réalisés

• Quelle date HubSpot utilise pour compter mes chiffres
• Mon tableau de bord est vide ou faux
• Mes appels mobiles ne sont pas comptabilisés

Quand nous contacter sur les rendez-vous pris et les rendez-vous réalisés

Contactez Yuzu Corp pour définir la liste des résultats de réunion et la règle de saisie associée. Sans cette convention, les deux indicateurs resteront incomparables d'un commercial à l'autre.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 24 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.

• knowledge.hubspot.com/properties/hubspots-default-activity-properties