Ajouter un collègue à une réunion planifiée

Je veux qu'un collègue assiste au rendez-vous, ou que le prospect puisse réserver un créneau où nous sommes tous les deux disponibles. Comment je fais ?

Deux cas distincts. Pour un rendez-vous ponctuel, ajoutez votre collègue dans le champ Participants de la réunion créée depuis la fiche. Pour que le prospect réserve lui-même sur vos disponibilités communes, il faut une page de planification d'équipe, en mode Groupe ou Rotation, qui demande un abonnement Starter ou supérieur et une licence par utilisateur.

Le piège à connaître. Un participant ajouté à une réunion n'en devient pas organisateur. Il ne pourra ni la modifier ni la reprogrammer, et le prospect continuera de s'adresser à vous.

Pourquoi les participants supplémentaires ne sont pas des organisateurs

Les deux mécanismes n'ont rien à voir et les confondre fait perdre du temps.

Le rendez-vous ponctuel. Vous créez la réunion depuis la fiche du contact et vous ajoutez qui vous voulez dans le champ Participants, contacts comme utilisateurs internes. Aucun abonnement particulier n'est exigé. Attention à un détail documenté. Si vous planifiez une réunion au nom d'un autre utilisateur, vous n'êtes pas ajouté comme participant par défaut. Il faut vous ajouter vous-même. Et planifier pour quelqu'un d'autre demande un abonnement Professional ou Entreprise.

La page de planification d'équipe. C'est le prospect qui choisit, sur les disponibilités de plusieurs personnes. Deux modes, et la différence est essentielle :

Groupe. La page n'affiche que les créneaux où tous les membres sélectionnés sont disponibles. C'est ce qu'il faut pour un rendez-vous à deux.
Rotation. La page affiche la disponibilité individuelle de chacun, et n'exclut que les heures où aucun membre n'est libre. Un seul commercial prendra le rendez-vous.

En mode Rotation, s'il y a plusieurs personnes disponibles, HubSpot attribue le rendez-vous à celle qui est restée le plus longtemps sans en recevoir.

Prérequis pour la page d'équipe. Un abonnement Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Entreprise, et pour chaque membre une licence Sales ou Service attribuée, l'outil Réunions activé et un calendrier connecté.

En pratique, ajouter un collègue à une réunion planifiée

Ajouter un collègue à un rendez-vous ponctuel

Ouvrez la fiche du contact.
Cliquez sur Réunion dans le panneau de gauche.
Renseignez la date, l'heure et le lieu.
Ouvrez le menu déroulant Participants et ajoutez votre collègue ainsi que les contacts concernés.
Enregistrez. Chacun reçoit l'invitation.

Créer une page de planification d'équipe

Allez dans Vente > Planificateur de réunions.
Cliquez sur Créer une page de planification.
Choisissez Groupe si le prospect doit voir vos disponibilités communes, ou Rotation si n'importe lequel d'entre vous peut prendre le rendez-vous.
À l'étape des membres de l'équipe, ajoutez les utilisateurs concernés.
Vérifiez que chaque membre a bien une licence attribuée et un calendrier connecté, sinon la page ne fonctionnera pas comme prévu.
Confirmez et testez le lien vous-même avant de le diffuser.

À surveiller sur l'ajout d'un collègue à une réunion HubSpot

En mode Rotation, un calendrier déconnecté est supposé disponible. L'outil peut donc attribuer un rendez-vous à quelqu'un qui ne l'est pas. C'est la panne la plus pénible de cette fonctionnalité, et elle est documentée.
Le créateur d'une page de groupe ne peut pas être retiré de la liste des membres.
Une page de groupe ou de rotation est automatiquement supprimée s'il ne reste aucun membre actif. Un départ mal géré peut donc faire disparaître un lien diffusé à des prospects.
Si tous les membres perdent leur licence ou sont désactivés, le lien est désactivé.
En mode Groupe, plus vous ajoutez de membres, moins il reste de créneaux. L'intersection de trois agendas est souvent vide. Limitez-vous à deux ou trois personnes.
Quand vous planifiez pour un autre utilisateur, ajoutez-vous explicitement comme participant.
Ajouter un participant à la réunion dans HubSpot ne l'ajoute pas à l'événement d'agenda. Le contournement documenté consiste à modifier légèrement la description, puis à enregistrer en envoyant la mise à jour.
Cinquante participants maximum sont affichés sur une réunion consignée, même si les rendez-vous restent enregistrés sur les contacts supplémentaires.

Quand nous contacter sur l'ajout d'un collègue à une réunion HubSpot

Contactez votre administrateur CRM ou Yuzu Corp pour créer une page de planification d'équipe. Les prérequis de licence et de calendrier doivent être vérifiés pour chaque membre, et un lien diffusé qui cesse de fonctionner coûte des rendez-vous. Signalez également tout départ d'un membre d'une page d'équipe déjà diffusée.

Sources et date de vérification

Contenu vérifié sur la documentation officielle le 18 août 2026 par Yuzu Corp, partenaire HubSpot Diamond.